Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst regelt hoe Briefbee omgaat met de persoonsgegevens van jouw klanten. Jij accepteert haar bij het aanmaken van je account.
1. Partijen en rollen
Verwerker is Briefbee, een eenmanszaak in Nederland (Zinkstraat 24, Box C9926, 4823 AD Breda (postadres), KvK-nummer: 42188412, hallo@briefbee.nl). Verwerkingsverantwoordelijke ben jij: de ondernemer of zzp-er die een account aanmaakt, hierna “de ondernemer”.
Voor de persoonsgegevens van klanten in offertes bepaalt de ondernemer doel en middelen. Briefbee verwerkt ze alleen in opdracht van de ondernemer. Voor de eigen accountgegevens van de ondernemer is Briefbee zelf verwerkingsverantwoordelijke, zie de privacyverklaring.
2. Wat wordt verwerkt
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Betrokkenen | Klanten en contactpersonen van de ondernemer |
| Soorten gegevens | Namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, opdrachtomschrijvingen en chatberichten |
| Doel | Offertes opstellen en beheren voor de ondernemer; leren van eigen oude en goedgekeurde offertes; offertes naar het boekhoudpakket van de ondernemer (Moneybird, Informer of e-Boekhouden) sturen als de ondernemer dat koppelt en vraagt |
| Duur | Zolang het account bestaat, plus maximaal 30 dagen voor verwijdering |
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwacht. Voer die niet in.
3. Alleen op instructie
Briefbee verwerkt de gegevens alleen volgens de schriftelijke instructies van de ondernemer. Die instructies zijn: deze overeenkomst en het gebruik van de functies van de app. Denkt Briefbee dat een instructie in strijd is met de wet, dan meldt Briefbee dat.
- Briefbee gebruikt klantgegevens niet voor eigen doelen, reclame of het trainen van modellen, en verkoopt ze niet.
- Briefbee mailt de klanten van de ondernemer alleen als de ondernemer bij een offerte op "Goedkeuren en versturen" drukt: die ene mail, in naam van de ondernemer, met de offerte. Verder stuurt Briefbee hun niets.
- Bij het leren van oude offertes worden klantgegevens weggefilterd en blijven alleen posten, tarieven en schrijfstijl over.
4. Geheimhouding en beveiliging
- Alleen de aanbieder heeft toegang tot de gegevens, en alleen voor support als de ondernemer erom vraagt.
- Verbindingen zijn versleuteld (in transit).
- Serverlogs bevatten alleen id's, geen persoonsgegevens.
- Wie toegang heeft, is gebonden aan geheimhouding.
5. Subverwerkers
De ondernemer geeft algemene toestemming voor de subverwerkers op de pagina Subverwerkers. Briefbee legt hen dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.
Wil Briefbee een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laat Briefbee dat de ondernemer minstens 30 dagen vooraf weten. De ondernemer kan dan bezwaar maken of het account opzeggen.
Het boekhoudpakket (Moneybird, Informer, e-Boekhouden) is geen subverwerker. Het is de eigen dienst van de ondernemer, gebruikt op diens instructie.
6. Doorgifte buiten de EU
Briefbee geeft geen persoonsgegevens door aan China. Voor het opstellen van offertes worden de opdrachtomschrijving, de offerteteksten en de tekst van geüploade documenten doorgegeven aan Anthropic, dat gegevens wereldwijd verwerkt, ook in de Verenigde Staten. Waarborg voor deze doorgifte: de modelcontractbepalingen (module twee en drie) in de verwerkersovereenkomst van Anthropic. Anthropic verwijdert invoer en uitvoer binnen 30 dagen en gebruikt ze niet om te trainen.
7. Datalekken
Ontdekt Briefbee een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens van klanten betrokken zijn, dan meldt Briefbee dat aan de ondernemer zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.
De melding vermeldt wat er bekend is: aard van het lek, betrokken gegevens, mogelijke gevolgen en genomen maatregelen. Briefbee helpt de ondernemer bij het melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.
8. Rechten van betrokkenen en hulp
Krijgt de ondernemer een verzoek van een klant om inzage, correctie of verwijdering, dan helpt Briefbee met redelijke hulp, zoals het exporteren of verwijderen van gegevens. Krijgt Briefbee zelf zo'n verzoek van een klant, dan verwijst Briefbee de klant naar de ondernemer.
Briefbee helpt ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder, voor zover dat redelijk is.
9. Controle
Op verzoek geeft Briefbee de informatie die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen. Een audit kan in overleg, met redelijke aankondiging. Vragen: hallo@briefbee.nl.
10. Einde van de overeenkomst
Na verwijdering van het account wist Briefbee de klantgegevens binnen 30 dagen, tenzij de wet bewaren verplicht. Voor het verwijderen kan de ondernemer de gegevens exporteren, straks via Instellingen.
11. Toepasselijk recht
Nederlands recht is van toepassing. Geschillen gaan naar de rechtbank Zeeland-West-Brabant. Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden; bij strijd over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.