Privacyverklaring
Hier lees je welke gegevens Briefbee verwerkt, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn. In gewone taal, maar wel volledig.
1. Wie zijn wij
Briefbee is een eenmanszaak in Nederland. Contactgegevens:
- Handelsnaam: Briefbee
- Adres: Zinkstraat 24, Box C9926, 4823 AD Breda (postadres)
- KvK-nummer: 42188412
- E-mail: hallo@briefbee.nl
Briefbee helpt ondernemers en zzp-ers om van de omschrijving van een opdracht een offerte te maken, die de ondernemer zelf controleert, aanpast en goedkeurt.
2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
We hebben twee verschillende rollen, afhankelijk van om wiens gegevens het gaat.
- Jouw eigen accountgegevens (je naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens): hiervoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat daarover.
- Gegevens van jouw klanten in offertes (namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, opdrachtomschrijvingen en chatberichten): hiervoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. Wat wij daarmee doen en niet doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Die accepteer je bij het aanmaken van je account.
3. Welke gegevens verwerken we
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens die je zelf invult.
- Gegevens van je klanten in een offerte: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, de omschrijving van de opdracht en de chatberichten over die opdracht.
- Je offertes: regels, tarieven, teksten, goedgekeurde versies en je schrijfstijl.
- Wat je klant met een verstuurde offerte doet: wanneer hij hem opende, of hij akkoord gaf of afwees, de naam die hij typte, een eventueel bericht en het technische bewijs van het antwoord (een versleutelde hash van het IP-adres en het browsertype).
- Bestanden die je zelf uploadt, zoals oude offertes (pdf).
- Technische gegevens: serverlogs met alleen id's, zonder persoonsgegevens; foutmeldingen (Sentry) met de technische fout en het type browser; en gebruiksgebeurtenissen (PostHog): welke handeling is gedaan en welk scherm is geopend, met het account-id en het offerte-id.
4. Waarvoor gebruiken we ze
- Offertes opstellen met AI op basis van de opdrachtomschrijving.
- Leren van jouw eigen oude en goedgekeurde offertes: je posten, tarieven en schrijfstijl, zodat de volgende offerte beter bij je past.
- Een offerte mailen naar je klant op jouw verzoek, en hun een offertepagina tonen waar ze akkoord kunnen geven of afwijzen. Als ze antwoorden leggen we de naam vast die ze typen, het tijdstip, de exacte versie van de offerte, een versleutelde hash van hun IP-adres en hun browsertype, als bewijs voor jou.
- Offertes doorsturen naar je boekhoudpakket (Moneybird, Informer of e-Boekhouden), alleen als jij het koppelt en op jouw verzoek.
- Inlogmails sturen (een link of code om in te loggen).
- Support geven als je erom vraagt, en de dienst veilig en werkend houden.
- De app verbeteren: foutmeldingen laten zien wat misgaat, en gebruiksgebeurtenissen laten zien welke onderdelen worden gebruikt en waar mensen vastlopen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkend, beter product; je kunt bezwaar maken door ons te mailen, dan sturen we geen gebruiksgebeurtenissen van jouw account meer.
Briefbee mailt een klant van jou alleen als jij op "Goedkeuren en versturen" drukt bij hun offerte. De mail gaat in jouw naam ("jouw bedrijf via Briefbee"), bevat de offerte als pdf en een link naar een pagina waar de klant hem kan lezen en akkoord kan geven of afwijzen. Antwoorden komen bij jou. Verder sturen we je klanten niets.
Grondslag voor je accountgegevens is de uitvoering van de overeenkomst met jou. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.
5. Met wie delen we gegevens
We schakelen een paar partijen in om de dienst te leveren. De volledige lijst staat op de pagina Subverwerkers. In het kort:
- Cloudflare, Inc. (VS; de database en bestandsopslag staan in de EU-jurisdictie van Cloudflare, dus ze worden in de EU opgeslagen en verwerkt): hosting, database, bestandsopslag, AI-controle en spraak-naar-tekst bij het inspreken (Workers AI), AI-gateway, inlogmail, de offertemails die jij naar je klanten stuurt, de openbare offertepagina en botbescherming bij het inloggen.
- Anthropic (Anthropic, PBC, VS): Claude, een taalmodel dat offertes opstelt, in de chat antwoordt en geüploade documenten leest. Daarheen gaan de opdrachtomschrijving, briefs, chatberichten, de offerteteksten en de tekst van documenten die je uploadt; het wordt niet gebruikt om te trainen en invoer en uitvoer worden binnen 30 dagen verwijderd.
- Mistral AI (Frankrijk, EU-eindpunt): tekstherkenning (OCR) van geüploade documenten, en het back-up-taalmodel als Claude niet kan antwoorden. Daarheen gaan de pagina's van het document dat je uploadt en, als back-up, dezelfde tekst die Claude zou krijgen; het wordt niet gebruikt om te trainen en de gegevens worden na verwerking verwijderd.
- Sentry (Functional Software, Inc., VS; gegevens opgeslagen in de EU, Duitsland): foutmeldingen, zodat we zien wanneer er iets misgaat in de app. Een melding bevat de technische fout, de plek in de code, het pagina- of API-pad en het type browser en systeem. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, cookies, formulierinhoud en offerteteksten halen we eruit voordat een melding wordt verstuurd, en we sturen geen sessie-opnames.
- PostHog (PostHog, Inc., VS; gegevens opgeslagen in de EU, Duitsland): productanalyse, zodat we zien welke onderdelen van de app worden gebruikt en waar mensen vastlopen. Daarheen gaat welke handeling is gedaan (bijvoorbeeld "offerte verstuurd") en welk scherm is geopend, met het account-id, het offerte-id en het type browser. Geen cookies of opslag in de browser, geen IP-adres, geen sessie-opnames en geen namen, contactgegevens of offerteteksten. Testaccounts sturen niets.
- TypeSafe (typesafe.ai): het controlemodel dat de concepten van de AI en de antwoorden in de chat nakijkt, via Cloudflare en zonder bewaring van gegevens. Daarheen gaat de tekst die wordt gecontroleerd.
Je boekhoudpakket (Moneybird, Informer, e-Boekhouden) is geen subverwerker. Het is jouw eigen dienst, en we sturen er alleen naartoe op jouw instructie.
6. Doorgifte buiten de EU
We sturen geen persoonsgegevens naar China. Wanneer het Claude-model wordt gebruikt, gaat tekst naar Anthropic, dat gegevens wereldwijd verwerkt, ook in de Verenigde Staten. De waarborg zijn de modelcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Anthropic.
We sturen niet meer dan nodig: de opdrachtomschrijving, briefs, chatberichten, de offerteteksten en de tekst van documenten die je uploadt.
7. Hoe lang bewaren we gegevens
- Geüploade bestanden met oude offertes worden direct na het lezen verwijderd. We bewaren alleen wat eruit geleerd is (posten, tarieven, schrijfstijl), en klantgegevens worden daarbij weggefilterd.
- Offertegegevens bewaren we zolang je account bestaat. Na het verwijderen van je account wissen we ze binnen 30 dagen.
- Serverlogs bevatten alleen id's, geen persoonsgegevens.
- Foutmeldingen bewaren we 90 dagen, gebruiksgebeurtenissen hoogstens 12 maanden; daarna worden ze verwijderd.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, export en verwijdering van je gegevens, en op beperking van of bezwaar tegen de verwerking.
Je exporteert je gegevens en verwijdert je account straks zelf via Instellingen. Tot die tijd, of voor al het andere, mail je naar hallo@briefbee.nl. We reageren binnen een maand.
Een klant van jou die zijn rechten wil uitoefenen, wendt zich in de eerste plaats tot jou. Wij helpen je daarbij, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Liever eerst met ons praten mag ook.
10. Beveiliging
- Alle verbindingen zijn versleuteld (in transit).
- Alleen wij, als aanbieder, kunnen bij je gegevens, en alleen voor support als jij erom vraagt.
- Bij een datalek waarbij persoonsgegevens van jouw klanten betrokken zijn, melden we dat zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 48 uur na ontdekking. Dit staat in de verwerkersovereenkomst.
11. De wachtlijst
Zolang Briefbee alleen voor de eerste klanten openstaat, kun je je op een wachtlijst zetten op briefbee.nl of in de app.
- Doel: we nodigen je uit zodra het jouw beurt is. We gebruiken je e-mailadres voor niets anders, en we sturen geen reclame.
- Wat we bewaren: je e-mailadres, je taal, je vak (optioneel), waar je je aanmeldde (website of app), de datum, welke toestemmingstekst je zag, en een niet terug te rekenen code van je verbinding (hash van je IP-adres) om misbruik te beperken. Voor de bevestiging bewaren we ook een niet terug te rekenen code van de bevestigingslink (hash), hoe lang die geldig is en wanneer je hebt bevestigd. Meer niet.
- Grondslag: je toestemming. Die geef je met het vinkje bij het formulier. Je kunt haar altijd intrekken.
- Bevestigen: na het aanmelden sturen we één e-mail met een bevestigingslink, zodat niemand een ander op de lijst kan zetten. De link werkt 48 uur. Bevestig je niet, dan staat je e-mailadres niet op de lijst en verwijderen we het binnen 7 dagen.
- Bewaartermijn: staat je (bevestigde) e-mailadres er nog en ben je binnen 90 dagen na je uitnodiging niet begonnen, dan verwijderen we het. Wil je er eerder af, dan verwijderen we het op verzoek.
- Verwijderen: mail naar hallo@briefbee.nl, dan halen we je van de lijst.
- Verwerker: Cloudflare (opslag, het versturen van de bevestigingsmail en de robotcontrole Turnstile), zoals bij het inloggen.
12. Wijzigingen
Passen we deze verklaring aan, dan zetten we een nieuwe versie en datum bovenaan. Bij een belangrijke wijziging, zoals een nieuwe subverwerker, laten we het je vooraf weten.
13. Anonieme bezoekstatistieken
Om te zien welke pagina's en tools helpen, tellen we anoniem hoe deze website wordt gebruikt. Dat doen we zelf, met een klein script van onze eigen site. Er is geen advertentie- of analysepartij bij betrokken en er worden geen cookies gebruikt.
- Wat we tellen: welke pagina je opent en in welke taal, van welke website je kwam (alleen de domeinnaam), of je een telefoon, tablet of computer gebruikt (afgeleid van de schermbreedte), je land (door Cloudflare afgeleid, nooit je IP-adres) en je browsersoort (zoals Chrome of Safari).
- Wat je doet: op welke link of knop je klikt (een vaste naam, zoals de linktekst), of je een tool start, een berekening laat maken, een resultaat kopieert of downloadt, of je het wachtlijstformulier opent of verstuurt (nooit je e-mailadres), welke veelgestelde vraag je opent, hoe ver je scrolt en grofweg hoe lang je op de pagina blijft.
- Wat we nooit tellen: wat je in een veld typt of plakt, de cijfers en teksten in de tools, je IP-adres of je volledige browsergegevens. Er zijn geen cookies en geen vingerafdruk.
- Bezoeknummer: een willekeurig nummer en een stappenteller in het tijdelijke geheugen van dit browsertabblad (sessionStorage), zodat we zien welke stappen binnen één bezoek op elkaar volgen. Het verdwijnt zodra je het tabblad sluit en is niet te koppelen aan een eerder of later bezoek.
- Onthouden: een paar rekenhulpen hebben een vakje "Onthoud mijn invoer op dit apparaat". Alleen als je dat zelf aanvinkt, bewaart je eigen browser (localStorage) die invoer op jouw apparaat. Dat gaat nooit naar ons en verdwijnt als je het vinkje weghaalt.
- Weergave: kies je zelf een lichte of donkere weergave, dan bewaart je eigen browser die keuze (localStorage, sleutel briefbee.theme) op jouw apparaat. Het gaat nooit naar ons en je kunt het altijd terugzetten op Systeem.
- Doel: de website en de gratis tools beter maken.
- Bewaartermijn: de tellingen staan bij Cloudflare (Workers Analytics Engine) en worden daar na ongeveer 3 maanden automatisch verwijderd.
- Delen: we delen ze met niemand en gebruiken ze niet voor reclame. Cloudflare verwerkt ze alleen namens ons.
- Geen tellingen: stuurt je browser Global Privacy Control of Do Not Track mee, dan sturen we niets.
- Weer voor buitenwerk: die tool haalt de weersverwachting voor de plaats die je kiest op via onze eigen server, bij MET Norway. Alleen de gekozen plaats gaat naar onze server; je postcode en je grenzen blijven in je browser, en MET Norway ziet jouw browser of IP-adres nooit.